Leer je business kennen met het 7S-model van McKinsey

Wat is het 7S-model van McKinsey?

Het 7S-model is een model dat door het bedrijf McKinsey is opgezet. Tom Peters, Robert Waterman, Richard Pascale en Julien Philips hebben het model ontworpen om te kijken hoe organisaties in elkaar zitten en met name om te controleren hoe deze presteren. Je gebruikt het daarom ook tijdens het uitvoeren van de interne analyse van je bedrijf.

De zeven S-elementen staan allemaal met elkaar in verbinding. Dit is omdat ze invloed op elkaar hebben. Als het ene element erg zwak is, is het aannemelijk dat dat doorwerkt op andere elementen binnen de organisatie.

Welk nut heeft het model voor jouw bedrijf?

Het nut van het 7S-model is dat je onderzoekt welke interne ontwikkelingen je organisatie doormaakt, zodat je precies weet waar jouw sterke en zwakke punten liggen. Deze informatie gebruik je om bepaalde zaken binnen je bedrijf opnieuw vorm te geven, waardoor dit beter gestroomlijnd is en je beter kan omgaan met de druk vanuit de markt (ontwikkeling in trends, concurrenten, klanten, et cetera).

Wat zijn de zeven onderdelen die behandeld worden?

Het 7S-model van McKinsey bestaat logischerwijs uit zeven elementen die allemaal beginnen met een S. Omdat McKinsey een Amerikaans bureau is zijn de termen in het Engels. De volgende zeven elementen zijn onderdeel van het 7S-model:

• Strategy
• Structure
• Systems
• Skills
• Staff
• Style
• Shared Values

Element 1: Strategy

Elke business heeft een strategie, deze wordt bij dit element onder de loep genomen. Welke aanpak hanteert jouw bedrijf? Vaak zie je dat een strategie voor de langere termijn is opgesteld. Bedrijven weten zo precies wat ze over een aantal jaren willen bereiken.

Het is handig om te onderzoeken of deze strategie nog steeds actueel is en nog steeds wordt uitgevoerd. De strategie is namelijk de ruggengraat van de keuzes die je als bedrijf maakt. De route die je als bedrijf aflegt, is afhankelijk van je doel. Dit doel bepaal je door middel van je strategie.

Daarnaast is het belangrijk dat je kijkt of je strategie nog leeft onder zowel je personeel als je klanten. Misschien weten nieuwe collega’s niet precies wat de strategie is of misschien ervaren klanten jouw strategie helemaal niet als zodanig, terwijl deze wel bekend is onder alle werknemers. Als dat het geval is, betekent dat dat deze S niet voldoende presteert.

Element 2: Structure

De structuur binnen je bedrijf is van grote invloed op het functioneren hiervan. Bij dit element onderzoek je hoe je structuur in elkaar zit en hoe deze daadwerkelijk uitpakt. Heb je bijvoorbeeld een hele hiërarchische aanpak waarbij de baas die alle beslissingen maakt bovenaan staat? Tot in hoeverre hebben de werknemers zelf invloed op deze keuzes? Het kan zijn dat er onvrede ontstaat binnen het team jegens deze structuur. En vanzelfsprekend heeft dat ook invloed op het presteren.

Misschien werk je bij jouw bedrijf juist met een platte organisatiestructuur waarbij werknemers (op een paar uitzonderingen na) even veel te vertellen hebben als managers. Ook dat heeft een bepaalde invloed op je business. Binnen het team kan dat voor een prettige werksfeer zorgen, maar het brengt ook een hogere mate van verantwoordelijkheid met zich mee, wat weer invloed heeft op het element ‘staff’.

Als je een structuur hebt waarbij iedereen binnen het bedrijf zich prima voelt en waar iedereen zijn eigen bewegingsvrijheid heeft, dan kun je dit onderdeel als ‘sterk’ benoemen. Merk je dat er nog wat aan schort en dat de meningen over dit onderdeel nogal verdeeld zijn binnen je business, dan is het met de stempel ‘matig’ tijd om te kijken hoe dit omgezet kan worden naar ‘sterk’.

Element 3: Systems

Bij dit element van het 7S-model van McKinsey kijk je naar systemen die je binnen het bedrijf gebruikt. Wat zijn voor het werkproces de meest belangrijke systemen? Zet dit ook af tegen je concurrentie: in hoeverre heb jij een streepje voor door de systemen die jij gebruikt? Gebruik je al langere tijd een zeer intelligent systeem dat jouw bedrijf sneller kan laten reageren op klanten dan je concurrenten met hun systeem kunnen? En hoe is deze ontwikkeling, oftewel: hoe ziet dat er in de toekomst uit?

Als de systemen die je gebruikt nog steeds naar behoren functioneren, frequent genoeg worden gecontroleerd en geüpdatet en zorgen voor een voorsprong op concurrentie, dan kun je dit onderdeel ‘sterk’ noemen. Als dit niet het geval is en er ruimte voor verbetering is, dan brengt het 7S-model je in ieder geval duidelijkheid waar je moet verbeteren.

Element 4: Skills

Als je kijkt naar skills, dan onderzoek je de vaardigheden die binnen jouw bedrijf aanwezig zijn. Zijn werknemers bijvoorbeeld voldoende op de hoogte van de algemene ontwikkelingen die binnen jullie branche plaatsvinden? Hebben werknemers genoeg verstand van zaken om de bedrijfsdoelen te kunnen realiseren?

Ook hier is het verstandig om een link te leggen met de concurrentie. In hoeverre heb jij een voordeel doordat jouw personeel bijvoorbeeld wél kennis heeft over bepaalde methoden of systemen? Kunnen jouw werknemers misschien net een tandje meer dan die van je concurrenten? Of is het andersom en zet jij juist in op jongere krachten die minder ervaren maar wel flexibel zijn?

Door dit onderdeel te analyseren onderzoek je in hoeverre jouw bedrijf beschikt over sleutelvaardigheden waarmee je de klanten kunt overtuigen en de concurrentie kunt overtreffen. Vervolgens koppel je hier een bepaalde waarde aan: als je merkt dat concurrenten dezelfde of zelfs betere vaardigheden hebben scoort deze S matig. Loop je juist voor op hen dan presteert dit element goed.

Element 5: Staff

Bij dit element wordt er heel erg ingezoomd op de medewerkers binnen je bedrijf. Zo ontdek je bijvoorbeeld hoe belangrijk deze zijn; als er één besluit weg te gaan, wat gebeurt er dan? Op welke manier en in welke mate zijn je werknemers gemotiveerd? Werken ze bij je omdat ze daardoor geld verdienen of willen ze daadwerkelijk helpen om jouw boodschap uit te dragen?

Tevens check je bij dit element de kenmerken van je personeel. Denk hierbij aan opleidingsniveau, achtergrond in de sector, ervaring, communicatieskills, et cetera. Leg hier vooral de nadruk op de vergelijking met de concurrentie. Je kan wel hoog van de toren blazen dat jouw personeel hoogopgeleid is, maar als dat de standaard is binnen jouw vakgebied dan is daar feitelijk niks speciaals aan.

Des te ‘beter’ jouw personeel is in vergelijking met dat van de concurrentie, des te hoger je op dit element scoort. Pin je echter niet direct vast op één kenmerk van het gehele plaatje. Misschien heeft iemand diens opleiding niet afgemaakt, maar in plaats daarvan wel vijf jaar lang bij een bekend bedrijf in jouw markt gewerkt. Kijk naar het algehele kennen en kunnen van je personeel en beoordeel je eigen bedrijf op basis daarvan zeer kritisch. Zo ontdek jij waar eventuele sterke of juist zwakke punten liggen.

Element 6: Style

Binnen deze term wordt de stijl van leidinggeven onderzocht. Er wordt gekeken naar de managers en hoe zij presteren. Staan ze bijvoorbeeld open voor suggesties van hun werknemers? Zijn ze flexibel in hun manier van leidinggeven? En welke manier van communiceren gebruiken ze?

Misschien ziet het personeel hun werkgever vrijwel nooit op kantoor en horen ze alleen van hem of haar als het niet goed gaat binnen het bedrijf. Of gaat het bij jullie juist de andere kant op omdat het management elke dag op de werkvloer te zien is en iedereen zomaar bij hen kan binnenlopen?

Beoordeel voor dit element de manier van leidinggeven en hoe het personeel dit ervaart. Wordt aan de werknemers exact verteld wat ze moeten doen, stap voor stap? Of zijn ze juist heel erg vrij en vertrouwt de manager op hun skills? Wat vindt het personeel daarvan? Vinden ze het prettig om binnen dit bedrijf te werken en staan ze op goede voet met hun baas? Of heerst er een angstcultuur waardoor de algehele kwaliteit van het bedrijf achteruit gaat?

Misschien speelt er (onbewust) wel een bewijsdrang tussen de werknemers onderling, omdat alleen de best presterende werknemers een opslag krijgen van de leidinggevende(n). In plaats van voor het bedrijf te werken gaat iedereen dan voor zichzelf werken, wat de producten en diensten van je business absoluut niet ten goede komt.

Des te prettiger de werknemers de stijl van leidinggeven ervaren, des te beter deze S scoort. Immers gaat een prettige werksfeer over het algemeen betere resultaten opleveren dan een sfeer waarbij er continu spanning heerst tussen werkgever(s) en werknemer(s).

Element 7: Shared Values

Voor dit laatste element van het 7S-model van McKinsey kijken we naar de gedeelde normen en waarden binnen het bedrijf. Dit zijn een soort gedragsregels die de onderneming hanteert en die door iedere werknemer geaccepteerd wordt.

Hoe prettiger en aantrekkelijker het personeel deze gedeelde waarden vindt, hoe groter de aantrekkingskracht om voor het bedrijf te werken. Daarmee bedoel ik dat het waardevol is om bepaalde motivaties te hebben waardoor medewerkers elke ochtend weer met veel plezier naar hun werk gaan.

Onderzoek daarom voor dit element wat deze normen en waarden zijn binnen je bedrijf. Welke bestaansreden heeft je bedrijf en op welke waarden is deze gebouwd? In hoeverre worden deze waarden uitgedragen door je werknemers? Als je werknemers bijvoorbeeld met trots aan hun vrienden en familie vertellen dat ze voor jouw bedrijf werken, dan hechten zij veel waarde aan dit element van het 7S-model. Daarnaast kun je onderzoeken wat nou werkelijk de bedrijfscultuur binnen de onderneming is en of die ook door iedereen gesteund wordt (en in welke mate). Des te sterker, aantrekkelijker en motiverende de gedeelde waarden voor de werknemers zijn, des te beter deze S scoort binnen het 7S-model.

Neem de tijd voor deze analyse

Als je bezig gaat met de 7S-analyse, dan raad ik je aan om daar goed voor te gaan zitten. Zie het niet als een onderdeel dat móét, maar als methode om inzicht te krijgen in je business. Hoe beter jij begrijpt wat er binnen je onderneming gebeurt, hoe slimmer je daarop kan inspelen. Met deze analyse kun je kritisch kijken naar je verbeterpunten.

Schrijf daarom per element duidelijk op wat jouw bevindingen zijn. Probeer hier aannames te voorkomen en je ‘antwoorden’ te baseren op werkelijke onderzoeken, zoals gesprekken en rapportages. Het is verstandig om je er niet snel van af te maken door per element twee zinnen op te schrijven. Juist door net even wat meer onderzoek te doen en de bevindingen daarvan kritisch op te schrijven krijg je hele nuttige inzichten. Deze kun je gebruiken om je strategieën te bepalen. Na de analyse per element schrijf je voor elk onderdeel op of de ontwikkeling van dat element onvoldoende/zwak, matig of voldoende/sterk is.

Conclusie van het model

Met behulp van het 7S-model kom jij erachter welke sterke en zwakke punten er binnen jouw onderneming bestaan. Door elk S-element grondig te analyseren en daaraan een score te koppelen zie je welke elementen verbetering nodig hebben en welke prima functioneren. De sterktes en zwaktes die je hierbij ontdekt kun je prima opnemen in je SWOT-analyse. Probeer ook om de elementen die een onvoldoende scoren daadwerkelijk op te vijzelen. Zo haal je het meeste uit je 7S-model en werk je toe naar een rendabel en prettig functionerend bedrijf.

Wil je even sparren?

Ontvang je graag hulp tijdens het analyseren met het 7S-model? Wij staan voor je klaar. Samen ontdekken we waar je groeimogelijkheden en je focuspunten liggen.