23 tools voor effectief online samenwerken

Hoe selecteer ik mijn samenwerktools?

De term online samenwerken is een begrip dat is onder te verdelen in verschillende subgroepen. Waar het ene team behoefte heeft aan videobellen, wil een ander team bijvoorbeeld online bestanden kunnen delen. Overal zijn tools voor. Kijk je naar tools die meerdere mogelijkheden in één hebben (documenten opslaan en delen, agenda’s gebruiken en delen, chatten met je team, mailboxen gebruiken en videobellen met elkaar) dan zijn Office 365 en G-Suite geschikt.

In plaats van zo’n allesomvattende tool te gebruiken — deze installeren kost soms veel geld en/of tijd — kun je binnen je team losse tools implementeren. Denk hierbij aan services voor chatten, videobellen, projectmanagement of bestanden delen. Wij hebben 23 handige tools voor jou (en je team) verzameld. Hieronder staan onze aanbevelingen. Speciaal voor deze intense dagen waarin jouw team focust is op effectief online samenwerken op afstand.

Videobellen

Onderlinge communicatie is cruciaal bij effectief online samenwerken. Videobellen stimuleert dit. Bespreek projecten, plan afspraken in, vraag om versterking. Videobellen maakt het mogelijk.

GoToMeeting

Samenwerken wordt via GoToMeeting een eitje. Deze tool gebruik je om online te vergaderen of videoconferenties te houden. Hierbij kun je je bureaublad eenvoudig delen. Een efficiënte manier om uit te leggen wat je precies bedoelt. Ideaal voor contact met zowel collega’s als met klanten.

Google Hangouts

Google biedt via Google Hangouts de mogelijkheid om met elkaar te videobellen, te bellen en te chatten. Dit kan met maximaal 10 personen tegelijk. Maak gebruik van Hangout On Air als je wereldwijd je kennis wilt delen. Je kunt dan een webinar of uitzending streamen en delen op je website of via YouTube. Na afloop staat de complete webinar desgewenst direct op YouTube. Scheelt veel tijd en moeite.

Zoom

Online vergaderen kun je doen met Zoom. Werken jullie geregeld op verschillende locaties? Dan zijn online vergaderingen van grote waarde. Zo kunnen jullie elkaar — op afstand — blijven ontmoeten. Ook kun je Zoom inzetten voor online cursussen of webinars. Deel je kennis gemakkelijk met je collega’s of klanten zonder vast te zitten aan een locatie.

Webex

Een andere tool voor videobellen is Webex. Deze kent twee mogelijkheden: Webex Meetings en Webex Teams. Bij eerstgenoemde ligt de focus op eenvoudig online vergaderen. Hierbij kun je je scherm delen met iedereen. Webex Teams is er om bestanden te delen, te chatten en online te vergaderen.

Skype

Iedereen met een computer, smartphone of tablet heeft wel eens van Skype gehoord. Deze tool geeft je de mogelijkheid om te bellen via geluid en beeld. Binnen Skype zit ook een chat-functie. Daarbij kun je ook hier je scherm delen met je groepsgenoten of klanten.

Projectmangement tools

Effectief online samenwerken begint met projectmanagement. Opdrachten, deadlines, richtlijnen: iedereen moet weten wat hij of zij moet doen. Met deze tools waarborg je dat en houd je je projecten continu up-to-date.

Asana

Asana geeft je een tijdlijn met een overzicht van jouw projecten. Zo kun je meteen inzien wanneer iemand uitloopt op de originele planning. Deze tool helpt je inzien en ingrijpen wanneer anderen in problemen dreigen te komen door de uitloop van een vorige fase.
Daarbij kun je bij Asana kiezen voor een dashboard. Hierin staan lijstjes met taken opgedeeld in fases. Je kunt hierbij kijken naar hoeveel werkdruk teams hebben. Deze tool is te automatiseren en kan gekoppeld worden met andere tools.

Monday

De projectmanagementtool Monday biedt jou een dashboard waarin je het verloop van projecten overzichtelijk inziet. Wat staat er vandaag op jouw planning? Loopt de planning nog zoals geïnitieerd? Hoe doen anderen het binnen het project? Zijn er deadlines gemist? Een nuttige tool om de efficiëntie van je projecten te waarborgen. Monday kan gekoppeld worden met andere tools.

Trello

Binnen projectmanagementtool Trello werk je met borden. Deze werken als een soort prikborden. Je kunt een bord aanmaken voor een project, waarin je de fases (to-do, doing, done) als lijsten indeelt. Per taak maak je een kaart aan die je in één van de lijsten plaatst. Zo kan het hele team zien wie aan welke taak werkt en hoever deze persoon daarmee is.

Timechimp

Met TimeChimp wordt urenregistratie gemakkelijker. Completeer je administratie door naast je uren tevens je uitgaven en eventuele reiskosten te registreren. TimeChimp is in combinatie met tools als AFAS, Moneybird en Twinfield te gebruiken.

HUB Planner

HUB Planner geeft jou een overzicht van al je projecten. Gebruik tijdschema’s, projectmanagement en rapportages om overzicht te krijgen in wat er gedaan is en wat nog moet gebeuren. Het biedt transparantie richting collega’s en klanten.

Teamwork

De tool Teamwork werkt als planningstool. Medewerkers geven aan hoeveel uren zij beschikbaar zijn voor werk. Projecten (met hun tijdbestek) worden aan medewerkers toegekend. Zij kunnen meerdere projecten toegewezen krijgen, zolang ze niet boven de 100% van hun uren beschikbare komen.
Bij deze tool kun je gebruikmaken van sjablonen. Hiermee voorkom je dat je continu dezelfde zaken handmatig moet invoeren. Als je bijvoorbeeld een nieuw project opstart heb je via het sjabloon automatisch dezelfde taken. Ook Teamwork werkt met dashboards en de mogelijkheid om andere tools te koppelen.

Teamviewer

Een andere zeer bekende tool is Teamviewer, waarin jouw computer tijdelijk — en met jouw goedkeuring — kan worden overgenomen op afstand. Ideaal voor onderhoud, of problemen waarvan jij de oplossing niet weet maar jullie ICT-afdeling wel.

Basecamp

De tool Basecamp biedt je een volledig overzicht van en inzicht in je project(en). Het voegt berichten, taken, documenten, planningen, opslag van bestanden, groepschat en statusupdates samen in één tool. Deze tool is te koppelen met andere tools.

Wrike

Wrike biedt jou naast het managen van je projecten ook een persoonlijke planning. Je hebt hiermee naast je overzicht van je teamprojecten een eigen to-do-lijst. Deze tool houdt tevens bij in welke versie van een document je aan het werk bent, wat erg handig is voor effectief online samenwerken.

Tools met alles erop en eraan

Als je kiest voor complete tools dan wordt effectief online samenwerken een makkie. Je hebt alle benodigdheden (delen, mailen, opslaan, bewerken, etc) bij de hand vanaf elke plek.

Google G-suite

Google heeft ook zo’n allesomvattende tool. Dit is G-suite. Meld je je hiervoor aan, dan krijg je toegang tot een online mailbox (Gmail), een digitale opslagruimte (Drive) en kun je online documenten, presentaties en spreadsheets opslaan en delen.
G-suite biedt het grote voordeel dat meerdere mensen tegelijk in de online bestanden kunnen werken, in tegenstelling tot Office 365 van Microsoft. Ook zijn de services van Google honderd procent online. Waar je bij Office 365 nog Word, Excel of een ander programma moet downloaden, werk je bij G-suite helemaal in de cloud. Google houdt online alles up-to-date waardoor jij zo veilig mogelijk werkt.

Office 365

De naam Office 365 is jou hoogstwaarschijnlijk wel bekend. Outlook, Word, PowerPoint en Excel. Deze programma’s ken je en heb je vast ooit wel eens geopend. Sterker nog: feitelijk moet elk bedrijf over een mailbox (Outlook) en een tekstverwerker (Word) beschikken om effectief te werken. Microsoft biedt je via Office 365 alle bekende programma’s. Daarbij krijg je toegang tot een online cloud waarin je je bestanden kunt opslaan. Je betaalt voor dit pakket een vast bedrag in de maand per gebruiker. Je koopt niet alle programma’s los, maar ontvangt deze gebundeld in het abonnement. Een voordeel van Office 365 is dat ook hier updates automatisch doorgevoerd worden. Je werkt dus altijd zo veilig mogelijk. De optie tot de online cloud maakt het mogelijk dat je op elke plek op aarde kunt werken aan je project(en).

Chatten

Online chatten met je collega’s is enorm effectief. Het helpt je om zaken snel vast te leggen, projecten te bespreken, vragen te stellen, meetings voor te bereiden en nog veel meer.

Microsoft Teams (Office 365)

Microsoft Teams biedt jou de mogelijkheid om met je collega’s te chatten en te (video)bellen. Het is tevens onderdeel van Office 365, waardoor je de mogelijkheid hebt om het te koppelen met Word, Excel, PowerPoint en OneNote en zelfs andere tools.

Matter-most app

Met de tool Mattermost kun je chatten en videochatten. Je kunt hierbij kiezen om te scherm te delen met de andere groepsleden. De applicatie kan veilig gebruikt worden door bedrijven in vele sectoren. Het is daarbij mogelijk om Mattermost te integreren in andere applicaties en programma’s.

Slack

Slack is een chattool waarbij verschillende ‘kamers’ worden gebruikt. Deze heten kanalen. Waar in je mailbox alle projecten kriskras door elkaar lopen, brengt Slack overzicht. De kanalen focussen op specifieke teams, projecten of onderwerpen. Dit zorgt voor minder afleiding en een effectievere communicatie. Je kunt in deze tool tevens zien wat de status van projecten of taken is.

Online bestanden delen

In een team heeft iedereen zijn of haar expertise. Een goed functionerend team kenmerkt zich door expertises die goed op elkaar zijn ingespeeld. Tools voor online bestanden delen stimuleren hier de effectiviteit door dit ‘online sharen’ eenvoudig mogelijk te maken.

Onedrive

Microsoft geeft je de mogelijkheid om bestanden online in de cloud op te slaan: Onedrive. Deze dienst van Windows Live heeft veel weg van Dropbox. Omdat het geheel online is, kun je overal bestanden downloaden, openen en opslaan. De bestanden zijn makkelijk onderling te delen. Dit is uiterst efficiënt omdat ieder teamlid toegang heeft tot de benodigde bestanden.

Dropbox

Wil jij bestanden delen met collega’s of met externe partijen? Dan is Dropboxvoor jou de ideale partner. Nadat je een account hebt aangemaakt kun je mensen via e-mailadres toegang geven tot projectmappen. Doordat deze online in een cloud staan, kan ieder teamlid er op elk moment bij. Dropbox is een goede optie als bestanden te groot zijn om via de mail te versturen.

Nextcloud

Ook staat samenwerken bij Nextcloud centraal. Via deze tool kan iedereen aan documenten werken, kunnen deze gedeeld en verzonden worden en kan iedereen werken aan e-mail en agenda. Daarbij kun je ook nog eens videobellen. Omdat deze tool voor online samenwerken op je eigen server staat loop je niet het risico tot inbreuk van beveiliging.

Wetransfer

Het kan voorkomen dat je tijdens het online samenwerken een mail wilt sturen, maar dat de bijlage te groot is om hieraan toe te voegen. Of dat je meerdere bestanden wilt delen, wat je anders zou moeten uitspreiden over meerdere mails. Dat is onhandig. Loop je hier tegenaan, dan is Wetransfer de perfecte oplossing voor jou en je team. Je upload de bestanden en stuurt een link hiernaartoe via de mail of chat naar de ontvanger. Dit scheelt enorm veel tijd.

De basis voor effectieve online samenwerking

In deze digitale tijden is online samenwerken steeds belangrijker. Hierdoor spelen tools om dit mogelijk te maken ook steeds meer een rol. Er zullen ook steeds nieuwe samenwerkprogramma’s komen op dit gebied. We willen je wel meegeven dat je dondersgoed moet letten op je beveiliging. In chats, documenten, mails en audio kunnen (privacy)gevoelige zaken behandeld worden. Zorg er daarom voor dat al je bestanden niet zomaar toegankelijk zijn voor ongewenste bezoekers.

Wil je even sparren?

Zeker in deze tijd is online samenwerken belangrijk. Samen kijken we wat we moeten doen om de samenwerking binnen je team te verbeteren. Ben jij klaar voor efficiënte samenwerking?